為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

　　一、 采購管理部門

　　酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.

　　二、 采購部工作基本要求

　　1. 所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意

　　2. 所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單

　　3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定

　　4. 采購部工作人員須對(duì)自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)

　　5. 采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)

　　6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.

　　7. 采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購

　　8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷

　　9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜

　　10. 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.

　　三、 采購審批程序

　　1.申購單審批程序：

　　使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查 董事同意 采購部詢價(jià) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦

　　董事會(huì) 申購單返回采購部

　　2.單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.

　　2. 單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在2000元以上的物品采購審批程序:

　　采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評(píng)定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議

　　財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字

　　執(zhí)行合同或協(xié)議

　　(評(píng)定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)

　　3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序

　　蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

　　各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法：采購部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定小組,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.

　　四、 采購監(jiān)督

　　采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.

　　五、 供應(yīng)商管理

　　1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.

　　2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。

　　3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象

　　酒店采購管理制度預(yù)覽：

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　　1、制定采購計(jì)劃（1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購計(jì)

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　　酒店采購管理制度正文：

　　1、制定采購計(jì)劃

　　（1）由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對(duì)第二年的預(yù)測(cè)，在每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核；

　　（2）計(jì)劃外采購或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核；

　　（3）采購計(jì)劃一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。

　　2、審批采購計(jì)劃：

　　（1）財(cái)務(wù)部將各部門的采購計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核；

　　（2）財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實(shí)績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測(cè)做采購物資的預(yù)算；

　　（3）將匯總的采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批；

　　（4）經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對(duì)計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。

　　3、物資采購：

　　（1）采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購，以保證及時(shí)供應(yīng)。

　　（2）大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。

　　（3）餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購部，采購人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。

　　（4）計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。

　　4、物資驗(yàn)收入庫：

　　（1）無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗(yàn)收；

　　（2）倉管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對(duì)發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。

　　5、報(bào)銷及付款

　　（1）付款：

　　①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款；

　　②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對(duì)方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；

　　③按酒店財(cái)務(wù)制度，付款 元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款， 元以下者可支付現(xiàn)款。

　　④超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。

　　（2）報(bào)銷：

　　①采購員報(bào)銷必須憑驗(yàn)收員簽字的發(fā)票連同驗(yàn)收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。

　　②采購員若向個(gè)體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗(yàn)收員的驗(yàn)收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。

　　采購部業(yè)務(wù)操作制度

　　1、按使用部門的要求和采購申請(qǐng)表，多方詢價(jià)、選擇，填寫價(jià)格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表；

　　2、向主管呈報(bào)調(diào)查表，匯報(bào)詢價(jià)情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；

　　3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；

　　4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；

　　5、貨物驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時(shí)查清原因，并向主管匯報(bào)；

　　6、貨物驗(yàn)收后，將貨物送倉庫驗(yàn)收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。

　　7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報(bào)告給有關(guān)部門，同時(shí)附上采購申請(qǐng)單或經(jīng)銷合同；

　　8、將貨物采購申請(qǐng)單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財(cái)務(wù)部校對(duì)審核，并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)。

一、采購管理制度

　　１．潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng)。

　　２．嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事。

　　３．能及時(shí)按質(zhì)按量地采購到所需物品。

　　４．嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量。

　　５．加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量。

　　６．科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查。

　　７．處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題。

　　８．認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議。

　　９．做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作。

　　１０．在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本。

　　１１．所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn)，除急購?fù)獠坏貌少彛辟徯璋础毒o急采購管理流程》要求進(jìn)行采購，并由總經(jīng)理批核。

　　１２．凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購，可以核定物品項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購，然后集中辦理采購。

　　１３．采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 不得隨意變更供應(yīng)商。
 

管理制度需要結(jié)合工作實(shí)際來設(shè)定，還要結(jié)合企業(yè)文化和經(jīng)營目標(biāo)。